Bản chất của công nghệ nên là để làm việc/sống hiệu quả hơn, tốt hơn chứ không phải để mất thời gian hơn, khổ hơn, stress hơn. Khi không MINDFUL, thì việc ứng dụng công nghệ sẽ bị phản tác dụng.
MISTAKE:
Mistake ở đây là khi chúng ta lạm dụng các ứng dụng không đúng cách.
Khi sử dụng công nghệ không đúng cách trong communication sẽ dẫn đến các hậu quả như sau:
– Cứ chít chat qua lại rất lâu, có khi cả ngày, mà không giải quyết một vấn đề gì, hoàn toàn không hiệu quả.
– Thông tin chat qua lại cứ nhỏ giọt, từng câu, từng đoạn ngắn củn, vô tình gây áp lực thời gian, tinh thần cho 2 bên.
– Vì sự thiếu thông tin qua một tin nhắn cụt ngủn, rất dễ gây hiểu lầm cho đối phương.
– Gây ra thêm áp lực về mặt tinh thần vì tin nhắn cứ pop up, bóp, ben âm thanh lên suốt, một trong nhiều nguyên nhân gây ra stress.
Về mặt hiệu quả công việc thì càng không hiệu quả hơn chút nào so với các phương thức khác như phone hay face to face meeting.
Tận dụng các tiện ích, tối ưu hoá hiệu quả của ứng dụng Chat trong làm việc:
Bản chất ứng dụng công nghệ chưa bao giờ thừa thải vào công việc, chỉ là chúng ta vô thức sử dụng sai cách. Chat giúp giải quyết các vấn đề đơn giản, ít phức tạp, gọn, mang tính cấp bách, cần trao đổi nhanh qua lại, thay vì phải đợi check email. Chat trực diện hơn, dễ hơn email khi không đang ngồi tại bàn làm việc, hạn chế email bị lỗi hoặc bị đưa vào Spam v.v.
Cách sử dụng hiệu quả:
Để tránh mất thời gian, tránh gây áp lực không cần thiết, sử dụng ứng dụng chat cần tuân thủ quy tắc của “effective communication” trong công việc.
– Phải complete (trọn vọn và đầy đủ) như một coversation.
– Phải tập trung vào Purpose (mục tiêu cuối cùng) của cuộc trao đổi là gì.
– Phải biết đặt câu hỏi để có câu trả lời, định hướng cho cuộc trao đổi không bị lạc hướng, không lê thê.
– Phải có kết luận và có action tiếp theo.
Case study 1 về công việc:
A: em cho anh hỏi hiện giờ lãi suất cho vay bên em bao nhiêu % em ?
B: dạ trung bình 7.5% anh, tuỳ mục đích vay, anh định vay bao nhiêu anh ?
A: anh định vay 10 tỉ cho công ty
B: công ty mình vay định làm gì anh?
A: anh định vay để bổ sung vốn lưu động khi cần
B: công ty mình kinh doanh ngành gì anh nhỉ?
A: anh kinh doanh bên sản xuất
B: sản xuất gì anh, có xuất khẩu không anh?
Và cuộc trao đổi tiếp tục ON and ON cho đến mấy trang A 4, cả ngày trời.
Thay vào đó, một cuộc trao đổi bằng Chat nhanh và hiệu quả có thể hình dung như sau:
A: em, anh định vay 10 tỉ để bổ sung vốn kinh doanh lưu động cho công ty anh. Công ty anh làm về sản xuất thức ăn gia xúc cho lợn. Doanh thu năm ngoái khoản 50 tỉ. Điều kiện vay là gì, thời hạn vay, lãi suất vay, các giấy tờ cần có là gì, tài sản thế chấp cần có những điều kiện nào v.v. em email dùm anh chi tiết rồi sau đó mình họp chốt vấn đề nhe em.
B: dạ, anh email dùm em: báo cáo tài chính của công ty trong 2 năm gần nhất, giấy phép công ty, sổ đỏ/hồng của các tài sản anh định dùng để thế chấp, CMND của anh và của chị, sau khi em có đủ thông tin em sẽ cho định giá, xem phương án vay nào tốt nhất cho anh và anh em mình họp 1 bửa để chốt vấn đề.
A: ok em
[cuộc trao đổi này mất 5 phút]
Case study 2: chuyện thường ngày, không phải công việc
A: ê rảnh hông?
B: chi vậy? Định rủ nhậu hả?
A: không, định hỏi cái này cái
B: ?
A: tôi nghe ông nói có quen bên ngân hàng, định hỏi vụ cho vay chút
B: ông định vay làm gì?
A: à thì định mua nhà ở quận 10
B: ông định vay bao nhiêu?
A: chắc 5 tỉ
Và cuộc trao đổi lại ON AND ON….
Thay vì:
A: ê, hôm bữa ông có nói có quen ngân hàng. Tôi định vay 5 tỉ mua nhà ờ quận 10. Ông cho tôi xin số điện thoại được hông?
B: à, bạn đó là Huy, số điện thoại là .. là trưởng phòng cá nhân ngân hàng….
A: ok, thanks ông
Tuy nhiên……….hiệu quả nhất vẫn là:
A: em rảnh lúc 3h chiều nay không? Anh gọi điện hỏi trao đổi công việc chút.
[20 phút sau]
B: dạ được anh, em sẽ đợi phone của anh lúc 3H
Tương tự:
A: ê rảnh hông, 3h chiều tôi gọi hỏi nhờ ông chút
[30 phút sau]
B: 3H, tôi họp, 4h tôi gọi ông nhe?
A: OK – tôi đợi ông lúc 4h
Cách cuối cùng như trên là cách hiệu quả nhất trong tất cả các communication, tại sao?:
– Có sự lịch thiệp khi dùng ứng dụng để xin phép làm phiền một người khác và người ta biết mình sẽ gọi váo giờ đó (respect – professional) và từ đó bản thân mình cũng tự lên kế hoạch trong ngày giờ nào làm gì, nói chuyện với ai, về việc gì.
– Trao đổi qua voice luôn hiệu quả hơn, nhanh hơn, gọn hơn, rõ ràng hơn Chit Chat hay email
Khi phức tạp thì face to face vẫn là tốt nhất. Hạn chế ChitChat tối đa nhất khi không cần thiết. Sức mạnh của writing chỉ được thể hiện power và hiệu quả của nó khi nó được sử dụng đúng cách, đúng lúc, đối đối tượng và đúng mục đích.
